การใช้งาน Microsoft Office Access 2010 เบื้องต้น
Access 2010 คือเครื่องมือออกแบบและพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้ในการติดตามข้อมูลที่สำคัญได้ คุณสามารถเก็บข้อมูลของคุณไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือจะประกาศไปยังเว็บ เพื่อให้บุคคลอื่นสามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ได้
หลายคนเริ่มหันมาใช้งาน Access เมื่อโปรแกรมที่พวกเขากำลังใช้ในการติดตามข้อมูลบางอย่างอยู่นั้น เริ่มที่จะไม่เหมาะกับงานที่ทำอยู่ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้วางแผนเหตุการณ์ และคุณต้องการติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องจัดการเพื่อทำเหตุการณ์ของคุณให้สำเร็จ ถ้าคุณใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณในการดำเนินการนี้ คุณอาจพบปัญหาเนื่องจากข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและข้อมูลไม่สอดคล้องกันได้ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์ปฏิทินได้ แต่การติดตามข้อมูลทางการเงินในปฏิทินก็อาจยังไม่ดีพอ
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Access
ในบางครั้ง คุณจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เพื่อติดตามข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งเป็นคลังข้อมูลที่ถูกแยกเป็นคอลเลกชันข้อมูลขนาดเล็ก (เรียกว่าตาราง) เพื่อขจัดความซ้ำซ้อน แล้วจึงกำหนดให้สัมพันธ์กันตามข้อมูลปลีกย่อยที่เหมือนกัน (เรียกว่าเขตข้อมูล) ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของการวางแผนเหตุการณ์อาจมีตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลลูกค้า ตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลผู้จำหน่าย และอีกตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลเหตุการณ์ ตารางสำหรับข้อมูลเหตุการณ์อาจมีเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางลูกค้า และเขตข้อมูลอีกเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางผู้จำหน่าย ด้วยความสัมพันธ์เหล่านี้ ถ้าผู้จำหน่ายรายหนึ่งเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลนี้ก็จะทำในตารางผู้จำหน่ายเพียงครั้งเดียวเท่านั้น แทนที่จะต้องทำซ้ำๆ กันในทุกเหตุการณ์ที่ผู้จำหน่ายรายนี้เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย
Access เป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่จะช่วยคุณในการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเพื่อช่วยคุณติดตามข้อมูลชนิดใดก็ได้ เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อผู้เชี่ยวชาญ หรือกระบวนการทางธุรกิจ จริงๆ แล้ว Access มาพร้อมกับแม่แบบที่คุณสามารถนำไปใช้ในการติดตามข้อมูลชนิดต่างๆ ได้ทันที ซึ่งทำให้สิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายแม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้งานก็ตาม
1. ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ใน Access 2010
ก่อนจะเริ่มทำงานในฐานข้อมูล เราควรมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ในหน้าต่างการทำงานฐานข้อมูลนั้น มีส่วนประกอบที่สำคัญอะไรบ้าง ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะประกอบไปด้วย
1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน
2. ปุ่มแฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูคำสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access 2007
3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม
4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ
5. พื้นที่การทำงาน = ใช้แสดงรายการทำงานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล
6. Navigation Pane = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล
7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด – ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล
8. แถบสถานะการทำงาน = ใช้แสดงสถานะการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม
การเริ่มต้นสร้างไฟล์ฐานข้อมูล ใน Access 2010
การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลด้วยไอคอน ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)
เมื่อคุณเริ่มต้น Access 2010 คุณจะเห็นมุมมอง Microsoft Office Backstage ซึ่งคุณจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูลปัจจุบัน สร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ และดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com
เมื่อเข้าสู่ Microsoft Access 2010 แล้ว จะปรากฏหน้าจอดังภาพ
มุมมอง Backstage เป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com หรือดำเนินการใดๆ ที่คุณสามารถใช้ Access ทำกับแฟ้มฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูลได้ แทนที่จะดำเนินการภายในฐานข้อมูล
การสร้างฐานข้อมูล
เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บสร้างโดยแท็บสร้างนี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้หลายวิธีดังนี้
ฐานข้อมูลเปล่าคุณสามารถเริ่มต้นจากศูนย์ได้ถ้าต้องการ ซึ่งเป็นทางเลือกที่ดีถ้าคุณมีข้อกำหนดในการออกแบบที่เฉพาะเจาะจงสูงหรือมีข้อมูลอยู่แล้วเป็นหลักหรือต้องการนำมาใช้
แม่แบบที่ติดตั้งมากับ Access ลองพิจารณาใช้แม่แบบถ้าคุณกำลังเริ่มต้นโครงการใหม่และต้องการความรวดเร็ว Access มีแม่แบบต่างๆ ที่ติดตั้งมาโดยเริ่มต้น
แม่แบบจาก Office.com นอกจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Access แล้วคุณสามารถค้นหาแม่แบบเพิ่มเติมอีกมากมายบน Office.com โดยไม่จำเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เพราะคุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้จากแท็บสร้าง
การเพิ่มลงในฐานข้อมูล
เมื่อคุณทำงานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วนโปรแกรมประยุกต์ได้
ส่วนโปรแกรมประยุกต์เป็นคุณลักษณะใหม่ที่ช่วยให้คุณใช้วัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันด้วยกันได้เหมือนกับเป็นวัตถุเดียว ตัวอย่างเช่น ส่วนโปรแกรมประยุกต์อาจประกอบด้วยตารางและฟอร์มที่สร้างจากตารางนั้น คุณสามารถเพิ่มตารางและฟอร์มดังกล่าวพร้อมกันได้โดยใช้ส่วนโปรแกรมประยุกต์
คุณยังสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แม่โครง รวมทั้งวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณเคยใช้งาน
1. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง
2. ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
.jpg)
เมื่อต้องการนำแม่แบบที่คุณใช้ล่าสุดมาใช้อีกครั้งให้คลิกแม่แบบล่าสุดแล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
เมื่อต้องการใช้แม่แบบที่คุณติดตั้งไว้แล้ว ให้คลิกแม่แบบของฉันแล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
เมื่อต้องการค้นหาแม่แบบบน Office.com ภายใต้ แม่แบบ Office.com ให้คลิกประเภทแม่แบบ แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ดาวน์โหลด เพื่อดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office.com ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
หมายเหตุ นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหาแม่แบบใน Office.com จากภายใน Access ได้อีกด้วย ในกล่อง ค้นหาแม่แบบใน Office.com ให้พิมพ์คำที่ใช้ค้นหาอย่างน้อยหนึ่งคำ แล้วคลิกปุ่มลูกศรเพื่อค้นหา
3. อีกทางเลือกหนึ่ง ให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ที่อยู่ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการสร้างฐานข้อมูลถ้าคุณไม่ได้ระบุตำแหน่งที่ตั้งอย่างจำเพาะเจาะจง Access จะสร้างฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นซึ่งแสดงอยู่ ภายใต้กล่อง ชื่อแฟ้ม
4. คลิก สร้าง
5. ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาให้ใช้งาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น