การสร้าง Form และ Report
1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)
การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2010 นั้น ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป
1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
1 การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
2 การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
3 การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
1.2 ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้
1 รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสั่ง ซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น
2 รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้
1 ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
2 ข้อมูลต่าง ๆ ที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์ม
3 ในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดใน ไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้
1.4 ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
1 รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
2 รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
3 รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น
1.5 มุมมองของรายงาน
1 มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้
2 มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ
3 มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
4 มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้
2. การสร้างรายงาน
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
1 การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report
2 การสร้างรายงานเปล่า
3 การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง
4 การสร้างรายงานแบบเลเบล
5 การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ
1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)
การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2010 นั้น ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป
1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
1 การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
2 การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
3 การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
1.2 ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้
1 รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสั่ง ซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น
2 รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้
1 ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
2 ข้อมูลต่าง ๆ ที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์ม
3 ในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดใน ไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้
1.4 ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
1 รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
2 รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
3 รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น
1.5 มุมมองของรายงาน
1 มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้
2 มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ
3 มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
4 มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้
2. การสร้างรายงาน
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
1 การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report
2 การสร้างรายงานเปล่า
3 การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง
4 การสร้างรายงานแบบเลเบล
5 การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น